Op 18 februari 2023 is de Wet bescherming klokkenluiders (grotendeels) in werking getreden. In deze wet is de mogelijkheid van het anoniem melden van vermoedens van misstanden opgenomen. De verplichting voor de werkgever om dergelijke anonieme meldingen te ontvangen en te onderzoeken is echter nog niet in werking getreden (artikel 2 lid 2 onderdelen e en f). Bij AMvB moet nog worden vastgelegd welke eisen worden gesteld aan de meldprocedure en aan de onafhankelijke functionaris bij wie de anonieme melding kan worden gedaan.
Op 2 april 2024 is het Conceptbesluit anoniem melden vermoedens van misstanden (hierna: Conceptbesluit) in consultatie gegaan. De consultatieperiode loopt tot 14 mei 2024. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste aspecten:
- In de meldprocedure moet de werkgever vastleggen dat, in het geval een melder anoniem het vermoeden van een misstand meldt, de functionaris voor zover mogelijk afspraken maakt met de melder over de wijze waarop deze benaderd wil worden gedurende het vervolg van de meldprocedure.
- De werkgever wijst ten minste één functionaris aan die niet tevens werkzaam is in een leidinggevende functie, dan wel een functie die primair betrokken is bij het werven, aannemen en ontslaan van medewerkers, zoals een HR-functionaris, binnen de organisatie van de werkgever. De werkgever kan ervoor kiezen een extern persoon aan te wijzen, maar dat hoeft niet. Opvallend is dat het Conceptbesluit geen definitie van het begrip leidinggevende bevat. Dat zou in de praktijk tot verwarring kunnen leiden.
- De functionaris handelt bij de ontvangst en, indien aan de orde, de overdracht van de melding op zodanige wijze dat de anonimiteit van de werknemer die een vermoeden van een misstand anoniem meldt, wordt gewaarborgd.
- De functionaris brengt minimaal één keer per jaar schriftelijk verslag uit aan het hoogste gezag van de werkgever en aan de ondernemingsraad over het aantal anonieme meldingen en de aard van de meldingen. Het verslag mag uiteraard geen tot personen herleidbare gegevens bevatten.
- De werkgever waarborgt de onafhankelijke positie van de functionaris en stelt deze in staat de functie zelfstandig te vervullen. Deze keuze kan enkel door de melder zelf worden gemaakt, niet door de functionaris.
Uit de toelichting bij het Conceptbesluit volgt dat het aanbeveling verdient om in de meldprocedure op te nemen dat, bij het vasthouden aan de anonimiteit, het mogelijk is dat een melding uiteindelijk niet volledig onderzocht kan worden. Als deze situatie zich voordoet, dient de melder in zo’n geval de keuze te maken om ofwel dit gevolg te aanvaarden en af te zien van het meewerken aan een verder onderzoek van de melding, teneinde de eigen anonimiteit te beschermen, dan wel zijn of haar identiteit alsnog bekend te maken, teneinde het onderzoek te kunnen laten vervolgen.
Wat betekent dit voor werkgevers?
Na inwerkingtreding moeten werkgevers - met inachtneming van de voorschriften uit het Conceptbesluit - in hun interne meldprocedure vastleggen bij welke daartoe aangewezen onafhankelijke functionaris (of functionarissen) een vermoeden van een misstand anoniem kan worden gemeld, welke functionarissen opvolging kunnen geven aan een dergelijke anonieme melding en op welke wijze binnen hun organisatie anoniem een vermoeden van een misstand kan worden gemeld. De wijze waarop anonieme meldingen kunnen worden gedaan moet weliswaar voldoen aan de eisen van het Conceptbesluit, maar voor het overige staat het de werkgever vrij om de meldwijze zelf te bepalen. Daarmee wordt afgeweken van artikel 2 lid 2 onderdeel c van de Wet bescherming klokkenluiders waaruit volgt dat meldingen schriftelijk, mondeling of, op verzoek van de melder, middels een gesprek op locatie kunnen worden gedaan. Zo kan de werkgever ervoor kiezen om digitale middelen in te zetten voor het doen en opvolgen van anonieme meldingen, maar dat is geen verplichting. Van belang om rekening mee te houden is dat een wijziging van de meldprocedure onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging valt.
Meer weten?
Zie onze eerdere blogs over de Wet bescherming klokkenluiders van 31 januari 2023 en van 20 februari 2023.
